Общее делопроизводство Общее делопроизводство и документооборот
Добавить в избранное

Организация документооборота

В данном разделе обсуждаем всё, что связано в обработкой, регистрацией, контролем исполнения и обработкой исполненных документов. Так же делимся практическим опытом постановки документооборота в компании.

19 публикаций 389

  • Нравится 0

    Документооборот с нуля

    11.07.18 21:31

    Добрый день. Такой вопрос. Маленькая коммерческая организация, которая занимается ремонтом доильных аппаратов. Надо наладить документооборот, делопроизводство. В штате 5 человек:директор, бухгалтер, специалист по продажам, 2 мастера по ремонту оборудования. Бухгалтерской документацией и кадрами занимается бухгалтер. Остальной документацией занимается специалист по продажам. Внутренние документы: только приказы по личному составу. Исходящие: письма-запросы, справки, договоры, акты за проделанные работы, накладные, счета. Входящие: письма, справки, договоры, счета, накладные. Справки, письма отправляем и получаем редко. Входящие и исходящие документы не регистрируются. В основном работаем с накладными, актами, счетами в 1с. Нужна ли нам номенклатура дел или нет? Если да, то можно ли сделать в номенклатуре дел общий отдел и прописать все документы? Если нет, то как можно наладить документооборот, привести все документы в порядок? Организация только начала работать, поэтому нет порядка в документации. Спасибо за помощь .

    • Комментарии (1)

      Специалист

      12.07.18 8:17

      0 Ещё

      Добрый день, Екатерина!

      На ваш вопрос можно
      ответить однозначно, да, номенклатура дел нужна.
      Но здесь все будет зависеть только от вас и пожеланий вашего руководства.


      Основным нормирующим документом в делопроизводстве организации является номенклатура дел. НД - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения. Она охватывает все документы организации, систематизирует дела по срокам хранения и степени их важности. Номенклатура дел составляется ежегодно и вводится первого января каждого нового года. Номенклатура дел оформляется в трех экземплярах: в дело, рабочий, в архив. Также, НД, тиражируется по подразделениям (отделам). Обозначение индексов, т.е. цифровое обозначение: 01.03 (01-03) - 01-это код подразделения, 03-порядковый номер дела по подразделению.


      Учитывая тот факт, что вы уже понимаете, какие документы в ходу в вашей организации, вы без проблем сможете составить общую номенклатуру по компании с учетом всех подразделений. Например: 01. Секретариат/ 01.1. Входящая документация, 01.2 Акты о проделанной работе, 01.3 Приказы по основной деятельности, 01.4 Распоряжения, 01.5 Договора и т.д.. 02. Отдел кадров/ 02.1 Приказы по личному составу, 02.2 Должностные инструкции работников, 02.3 Трудовые контракты работников, 02.4 Личные дела работников и т.д.. И так прописываете по каждому отделу. В соответствии с номенклатурой дел вы в дальнейшем маркируете папки.

      При создании данного документа вы можете опираться на национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Для того, что бы правильно прописать сроки хранения документов в номенклатуре дел, воспользуйтесь пожалуйста электронным поисковиком по срокам хранения документов, расположенном на сайте: http://www.sekretarus.ru/storage_time...1%80%D0%B0

      Так же, я посоветовала бы вам начать с введения в компании электронной регистрации движения документов. Например в программе Excel вы можете разработать регистрационные таблицы и вность в них всю информацию по входящей\исходящей почте, приказам\распоряжения. Это достаточно удобно, вы всегда будите понимать, какой документ где находится и в какой отдел был передан. Так же это дает вам возможность отслеживать сроки исполнения и ответственных исполнителей по распоряжениям руководящего состава.