Вход Регистрация
Общее делопроизводство Общее делопроизводство и документооборот
Добавить в избранное

Организация документооборота

В данном разделе обсуждаем всё, что связано в обработкой, регистрацией, контролем исполнения и обработкой исполненных документов. Так же делимся практическим опытом постановки документооборота в компании.

18 публикаций 317

  • Нравится 0

    Делопроизводство: организуем работу грамотно.

    07.06.17 10:44

    Представьте, что вам предстоит организовать работу целого отдела или канцелярии компании, в которую вы пришли трудиться. Вполне закономерно возникает вопрос: чего же начать?

    А в начале этого трудоёмкого пути вам надо ознакомиться со всей документацией, регулирующей делопроизводство компании/организации. Как правило, это положения об отделах, инструкции по делопроизводству, номенклатура дел, должностные инструкции работников того или иного отдела. Здесь важно разобраться и понять, как функционирует система делопроизводства. Какой порядок обработки проходит документация, какую нагрузку несёт каждый из сотрудников отдела.

    Обратимся к основным требованиям организации делопроизводства:

    1. Документы никогда не должны теряться, исчезать, все манипуляции с ними осуществляются только через канцелярию. Их всегда должны без труда находить, легко определять ответственного исполнителя и постоянное местонахождение каждого отдельного документа. Для этого следует чётко организовать регистрацию входящих и исходящих писем в соответствующих журналах.

    Кроме этого, должна быть создана отдельная регистрация документов для служебного пользования.

    2. В каждой организации должен осуществляться контроль исполнения документов. Сотрудник канцелярии ежедневно обязан отслеживать своевременное исполнение документов, как и кем закрываются служебные поручения.

    Исполнительская дисциплина должна быть чётко отлажена. Если делопроизводство ведётся по бумажным документам, то придётся вручную записывать даты, сроки исполнения и напоминать о них исполнителям либо руководителю.
    Система электронного документооборота осуществляет контроль за исполнением документов автоматически. В то же время необходимо следить, чтобы документация своевременно исполнялась и проверялась, поручения по ней закрывались аккуратно и определённо (даты, номер регистрации, номер ответного документа по исполнению).

    3. Необходимо проследить за оформлением документов, так как они представляют организацию, в некотором роде являются её лицом. В оформлении нормативных документов при поддержке руководства должно быть обязательное наличие визы на исходящих документах руководителя канцелярии или его заместителя. И оформление документации должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 6. 30–2003 и инструкциям по делопроизводству.


    4. Необходимо отработать перераспределение в потоках документов. К примеру, часть документации необходимо отдать сразу в разные отделы, в обход руководству, а другую долю — передать на рассмотрение сначала заместителям, разгрузив тем самым основного начальника и т. п. Правильно отлаженное распределение документов во многом облегчит работу всех отделов, ускорит процесс их рассмотрения и принятия решений по документам.


    5. Периодически следует пересматривать обязанности сотрудников в отделе. Нагрузки бывают разными: кому-то, может быть, понадобится помощь, а другому сотруднику, наоборот, не мешает увеличить объём работы.


    6. Получив некоторый практический опыт работы с документами организации, изучив нормативную документацию, вы можете вносить в неё изменения, касающиеся вопросов делопроизводства. Предварительно следует проработать этот момент, подготовить аргументы, заручиться поддержкой со стороны коллег-сотрудников, а также руководства.

    В свете всего вышеперечисленного вы должны быть уверены, что ваши инициативы улучшают и делают оптимальным ведение делопроизводства. При необходимости можно объяснить основные вопросы делопроизводства, внести предложения по нововведениям или работе в системе электронного документооборота сотрудникам других отделов, филиалов. Если потребуется, то нужно организовать семинар с примерами по оформлению документации и по современным методам работы.

    Фото (1):


    • Комментарии (5)

      Лидия

      12.07.17 23:54

      0 Ещё

      Полезно и познавательно, очень кстати, у нас вот скоро предстоит открывать новый отдел..

      Жилина Г

      19.07.17 12:27

      0 Ещё

      В любом деле есть порядок действий и правила организации мер по налаживанию работы. Хорошо, когда не надо изобретать велосипед, и есть план действий.

      Жужа

      21.07.17 17:19

      0 Ещё

      План действий ну просто необходим, как воздух. Без него никак!