Общее делопроизводство Общее делопроизводство и документооборот
Добавить в избранное

Организация документооборота

В данном разделе обсуждаем всё, что связано в обработкой, регистрацией, контролем исполнения и обработкой исполненных документов. Так же делимся практическим опытом постановки документооборота в компании.

19 публикаций 395

  • Нравится 0

    Документооборот с нуля

    11.07.2018 21:31

    Добрый день. Такой вопрос. Маленькая коммерческая организация, которая занимается ремонтом доильных аппаратов. Надо наладить документооборот, делопроизводство. В штате 5 человек:директор, бухгалтер, специалист по продажам, 2 мастера по ремонту оборудования. Бухгалтерской документацией и кадрами занимается бухгалтер. >>

    • Комментарии (1)

      Специалист

      12.07.18 8:17

      0 Ещё

      Добрый день, Екатерина!

      На ваш вопрос можно
      ответить однозначно, да, номенклатура дел нужна.
      Но здесь все будет зависеть только от вас и пожеланий вашего руководства.


      Основным нормирующим документом в делопроизводстве организации является номенклатура дел. НД - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения. Она охватывает все документы организации, систематизирует дела по срокам хранения и степени их важности. Номенклатура дел составляется ежегодно и вводится первого января каждого нового года. Номенклатура дел оформляется в трех экземплярах: в дело, рабочий, в архив. Также, НД, тиражируется по подразделениям (отделам). Обозначение индексов, т.е. цифровое обозначение: 01.03 (01-03) - 01-это код подразделения, 03-порядковый номер дела по подразделению.


      Учитывая тот факт, что вы уже понимаете, какие документы в ходу в вашей организации, вы без проблем сможете составить общую номенклатуру по компании с учетом всех подразделений. Например: 01. Секретариат/ 01.1. Входящая документация, 01.2 Акты о проделанной работе, 01.3 Приказы по основной деятельности, 01.4 Распоряжения, 01.5 Договора и т.д.. 02. Отдел кадров/ 02.1 Приказы по личному составу, 02.2 Должностные инструкции работников, 02.3 Трудовые контракты работников, 02.4 Личные дела работников и т.д.. И так прописываете по каждому отделу. В соответствии с номенклатурой дел вы в дальнейшем маркируете папки.

      При создании данного документа вы можете опираться на национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Для того, что бы правильно прописать сроки хранения документов в номенклатуре дел, воспользуйтесь пожалуйста электронным поисковиком по срокам хранения документов, расположенном на сайте: http://www.sekretarus.ru/storage_time...1%80%D0%B0

      Так же, я посоветовала бы вам начать с введения в компании электронной регистрации движения документов. Например в программе Excel вы можете разработать регистрационные таблицы и вность в них всю информацию по входящей\исходящей почте, приказам\распоряжения. Это достаточно удобно, вы всегда будите понимать, какой документ где находится и в какой отдел был передан. Так же это дает вам возможность отслеживать сроки исполнения и ответственных исполнителей по распоряжениям руководящего состава.

  • Нравится 0

    Как найти конца край?

    15.11.2017 16:30

    Как найти конца край: до меня работал безответственный секретарь...

    • Комментарии (5)

      Лидия

      27.11.17 23:50

      0 Ещё

      Надо как то упорядочить работу, чтобы в последствии вы разбирая последние документы снова не остались над кучей документов, которые скопились уже при вас.

      Жужа

      12.12.17 22:01

      0 Ещё

      Взять с одного краюшка и наводить порядок, а по другому никак.

      Софья Завьялова

      14.12.17 22:09

      0 Ещё

      Надо обратить внимание руководителя на это скопление, и попросить выделить дополнительные силы для наведения порядка.

  • Нравится 0

    Как продлить сроки исполнения приказа?

    03.02.2015 11:30

    Интересует вопрос: Как продлить сроки исполнения приказа? Нужно создать к нему дополнение или достаточно служебной записки?

    • Комментарии (11)

      Катюшка Ефремова

      19.09.17 21:36

      0 Ещё

      Это решается взаимным подписанием дополнительного приказа с новыми сроками.

      Софья Завьялова

      21.09.17 23:35

      0 Ещё

      Аннулировать первый и издать второй, или дополнительный прикрепить.

      Viktoria

      15.11.17 19:00

      0 Ещё

      Сформировать дополнительное соглашение, к основному.

  • Нравится 0

    Постановка документооборота с нуля

    06.11.2014 11:04

    Всем привет! Подскажите как поставить документооборот с нуля. В делопроизводстве новичек, всему учусь по ходу. В интернете много разрозненной инфы, много советов, но как такового примера и "инструкции" по постановке документооборота нет. Немного о ситуации в компании. Пришла на место руководителя секретариатом >>

    • Комментарии (11)

      Лидия

      19.09.17 21:22

      0 Ещё

      Не всегда же приходить на все готовое , нужно уметь и организовать все из ничего.

      Татьяна Навроцкая

      24.10.17 20:39

      0 Ещё

      Лидия, а вот у нас было все подготовлено для работы.

      Viktoria

      15.11.17 18:59

      0 Ещё

      Редко приходится сталкиваться с вновь открывшимися организациями, по крайней мере я не отдаю им предпочтение при выборе вакансии.

  • Нравится 0

    РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ. ЧАСТЬ 2

    02.06.2016 12:24

    Оформление секретных документов.   Одно из основных правил оформления секретной документации гласит: документы, имеющие грифы секретности, должны выделяться по внешнему виду.   · На каждый документ (даже если он состоит из одного листа) либо группу документов, относящихся к одному вопросу, заводится отдельная папка >>

    • Комментарии (4)

      Татьяна Навроцкая

      07.08.17 23:19

      0 Ещё

      Спасибо, полезная информация. На моей прошлой работе руководитель лично занимался с такими документами.

      Viktoria

      10.08.17 23:25

      0 Ещё

      Все равно это не мое, вот не мое и все тут!

      Лидия

      19.09.17 21:24

      0 Ещё

      Viktoria, а так или иначе придется с этим когда нибудь работать и незнание сыграет с вами злую шутку.

  • Нравится 0

    Если приказ потерялся?

    03.02.2015 11:32

    У нас в компании не все папки с документами сдаются в архив. В результате их очень много и я очень боюсь, что какой-нибудь важный приказ затеряется в этих стопках:( Что тогда делать? А вдруг этот приказ срочно понадобится какому-то отделу или самому начальнику?

    • Комментарии (11)

      Татьяна Навроцкая

      25.08.17 18:37

      0 Ещё

      Не стоит переживать, а если так уж вам боязно, то не ленитесь сделать себе копии.

      Софья Завьялова

      01.09.17 12:17

      0 Ещё

      Мне кажется у вас паранойя и вы создаете проблемы на пустом месте. Решайте задачи по мере их поступления.

      Лидия

      19.09.17 21:23

      0 Ещё

      Софья Завьялова, но иногда все таки хочется их предотвратить и сохранить целыми свои нервные клетки)

  • Нравится 0

    Личное дело уволенного

    21.01.2016 11:08

    Здравствуйте! Подскажите, плиз! Сотрудника уволили по статье за прогул, теперь он собирает различные документы из нашей организации. В одном из заявлений запросил выдачу его личного дела. Вопрос: можем ли мы выдать ему его личное дело и на какую статью ТК РФ опираться в том случае, если мы сделать этого не захотим/не >>

    • Комментарии (9)

      Катюшка Ефремова

      25.08.17 18:27

      0 Ещё

      Личные дела не выдают никому на руки, только с них копии снимаются.

      Софья Завьялова

      01.09.17 12:19

      0 Ещё

      Нет , не выдаются личные дела. Кому нужны его материалы - приходит лично пишет заявление и ему вдают под роспись, или ведомство само дает запрос в организацию.

      Лидия

      19.09.17 21:04

      0 Ещё

      Оно никогда и никому в руки не выдается.

  • Нравится 0

    Как обязать другие офисы компании возвращать документы?

    09.02.2015 6:47

    У меня такая проблема. Я часто отправляю в другие офисы компании документы, которые требуют подписания и потом мне нужно, чтобы их мне вернули. Но постоянно приходится буквально вытрясать их из сотрудников! как быть?

    • Комментарии (10)

      Рузанна

      16.09.16 18:28

      0 Ещё

      И я считаю, что в рамка одной кампании сделать все гораздо проще. Сложнее, когда это другая кампания, и они начинают суетиться, когда им для проверки или для отчетности надо закрыть документацию, и неважно как срочно нужна она вам.

      Софья Завьялова

      01.09.17 12:23

      0 Ещё

      требовать и напоминать , или писать эл.письмо и ставить копию на руководителя.

      Оксана Варич

      18.09.17 20:33

      0 Ещё

      У нас это не писаное правило, никогда ничего не возвращать, поэтому я напоминаю дополнительно о такой необходимости на видеоконференциях по офисам.

  • Нравится 0

    Как внести приказ задним числом?

    03.02.2015 11:36

    Думаю, с этой проблемой сталкивается многие секретари. У нас часто шеф требует издать приказ задним числом. Но нумерация ведь уже стоит! Как сделать так, чтобы в случае проверки никто не смог придраться? Можно ли создать нумерацию: п-1, п-2 .... п-2/1 ?

    • Комментарии (11)

      Viktoria

      10.08.17 23:27

      0 Ещё

      Вообще то это нарушение и за него можно понести серьезное наказание от контролирующих органов.

      Катюшка Ефремова

      25.08.17 18:15

      0 Ещё

      Ни в коем случае нельзя этого делать, но , так сказать если возникли обстоятельства, то к номеру приказа можно добавить буквы, и приказ будет действителен.

      Софья Завьялова

      01.09.17 12:21

      0 Ещё

      К сожалению, начальники иногда подталкивают нарушать павила, да , можно и с буквами попробовать.

  • Нравится 0

    Как аннулировать приказ?

    03.02.2015 11:27

    Меня заинтересовало, как правильно аннулировать ранее созданный приказ? Нужно делать что-то специально для этого или если издашь новый приказ, то он автоматически аннулирует старый?

    • Комментарии (7)

      Viktoria

      10.08.17 23:27

      0 Ещё

      Издать новый, в котором будет указано, что "номер приказа и дата считать недействительным, или аннулированным" .

      Катюшка Ефремова

      25.08.17 18:16

      0 Ещё

      Создать новый и в нем указать, что и от какого числа считать аннулированным.

      Софья Завьялова

      01.09.17 12:20

      0 Ещё

      Я думаю, будет достаточно издать новый , в котором четско прописано, что приказ такого то номера от такого то числа считать аннулированным.

  • Нравится 0

    Оригинал документа

    24.03.2015 12:31

    У нас есть одна начальник отдела - очень странная женщина. Она требует, чтобы ей предоставляли оригиналы в 2-х экземплярах. Говорит, что беспокоится об их сохранности. Как ей объяснить, что оригинал может быть только один?

    • Комментарии (9)

      Татьяна Навроцкая

      07.08.17 23:18

      0 Ещё

      Это прямое нарушение в делопроизводстве. Оригинал - это один подлинник, все остальное - копии.

      Катюшка Ефремова

      25.08.17 18:17

      0 Ещё

      Какая интересная дама!
      Делопроизводство подразумевает единственный оригинал, единственный, от слова единый.

      Софья Завьялова

      01.09.17 12:20

      0 Ещё

      Оригинал бывает только один, а все другое - копии от оригинала.

  • Нравится 0

    РАБОТА С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ. ЧАСТЬ 1

    30.05.2016 15:08

    Работа с конфиденциальной документацией.   На определенном этапе своего развития любая коммерческая организация сталкивается с необходимостью защиты коммерческой тайны. Учитывая, что в России сложилась практика хранения подобной информации на бумажных носителях, на первый план в этом случае выходит задача по организации >>

    • Комментарии (5)

      Рузанна

      16.09.16 18:25

      0 Ещё

      Мне понравился предлагаемый материал. До этого у меня опыта работы с такой документацией не было, но никто не знает, что ждет в будущем. А информация важная и нужная.

      Татьяна Навроцкая

      07.08.17 23:19

      0 Ещё

      Рузанна, Вы правы, мало ли что завтра взбредет шефу)

      Viktoria

      10.08.17 23:25

      0 Ещё

      Я вот так боюсь таких документов, как то у меня не получилось их правильно разделит на особо конфиденциальные и коллективные, и теперь это не моя обязанность.

  • Нравится 0

    Если исполнитель, назначенный приказом, заболел, что делать?

    03.02.2015 11:26

    У меня возникла проблема. Исполнитель, назначенный приказом, заболел. Что делать? Переписать приказ, сделать корректирующий приказ или отменить существующий и создать другой?

    • Комментарии (7)

      Маша Gold

      05.09.16 10:53

      0 Ещё

      У нас вносилось изменение в Приказ. Если сроки поджимали. Хотя, в принципе, сроки поджимают всегда, когда исполнитель назначается приказом. У нас по другому не бывает почему-то.

      Рузанна

      16.09.16 18:34

      0 Ещё

      Изменение или дополнение, если поменять исполняющего. У нас чаще делают так - издают приказ на отдел, а начальник отдела на специальных бланках, подкалывает к приказу листок с именем ответственного и сроками. Этот листик заменить очень просто. И переделывать ничего не надо.

      Жужа

      21.07.17 17:55

      0 Ещё

      Если не срочное дело, ждите выхода с больничного, конечно если сотрудник не ушел на долго.

  • Нравится 0

    ПРАКТИКА ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА НА ГОД

    11.03.2016 11:17

    В статье описана опробованная методика работы начальника структурного подразделения по разработке схематичного и наглядного решения на организацию и выполнение мероприятий в очередном году. Даны рекомендации по составлению, содержанию и структуре календарного плана. Основа планирования работы отдела, службы, управления >>

    • Комментарии (7)

      Татьяна Навроцкая

      02.05.17 23:45

      0 Ещё

      У нас по квартально, годовой практически не соблюдается.

      Катюшка Ефремова

      17.05.17 23:28

      0 Ещё

      у нас планируют, а потом все время что-то дополняется или меняется.

      Жужа

      21.07.17 17:20

      0 Ещё

      Планировать тоже надо по плану, чтобы потом отклоняться и менять планы. Как то так.

  • Нравится 0

    Делопроизводство: организуем работу грамотно.

    07.06.2017 10:44

    Представьте, что вам предстоит организовать работу целого отдела или канцелярии компании, в которую вы пришли трудиться. Вполне закономерно возникает вопрос: чего же начать?  А в начале этого трудоёмкого пути вам надо ознакомиться со всей документацией, регулирующей делопроизводство компании/организации. Как правило, >>

    • Комментарии (5)

      Лидия

      12.07.17 23:54

      0 Ещё

      Полезно и познавательно, очень кстати, у нас вот скоро предстоит открывать новый отдел..

      Жилина Г

      19.07.17 12:27

      0 Ещё

      В любом деле есть порядок действий и правила организации мер по налаживанию работы. Хорошо, когда не надо изобретать велосипед, и есть план действий.

      Жужа

      21.07.17 17:19

      0 Ещё

      План действий ну просто необходим, как воздух. Без него никак!

  • Нравится 0

    Электронный документооборот

    04.02.2015 10:27

    Хотелось бы узнать у тех, кто ведет документооборот в электронном виде. Какими функциями вы пользуетесь чаще всего? А что вы бы с удовольствием делали по-старинке - в бумажном виде?

    • Комментарии (9)

      Лидия

      09.06.17 16:15

      0 Ещё

      У нас все стараются перейти на электронный документооборот, но бумажный никто не отменяет..

      Жилина Г

      19.07.17 12:29

      0 Ещё

      Электронные документы - это конечно удобно, внутри предприятия их можно вести. А вот с документами партнеров так не сделать, приходится хранить оригиналы, ведь свои можно в любой момент распечатать и заверить снова печатью.

      Жужа

      21.07.17 17:19

      0 Ещё

      Электронные документы и бумажные не могут взаимозаменять друг друга, поэтому должны быть и те и те.

  • Нравится 0

    Факсимиле: маленький помощник или большие проблемы?

    23.06.2015 16:21

    «Время-деньги!» Кому, как не зубрам бизнеса, знать истинный смысл фразы во всем ее великолепии? Бешеный ритм современного мира зачастую заставляет экономить каждую минуту, и все чаще компании с большим объемом документооборота обращаются к практике использования факсимиле.   Справочно: Факсимиле (лат. fac simile – >>

    • Комментарии (11)

      Софья Завьялова

      09.06.17 15:25

      0 Ещё

      У нас тоже факсимиле использует бухгалтер,у них с начальником оговорено какие документы можно подписывать факсимиле а какие лично

      Лидия

      09.06.17 16:14

      0 Ещё

      Факсимиле - это незаменимая вещь, начальника очень спасает! время экономит очень хорошо..

      Жилина Г

      19.07.17 12:30

      0 Ещё

      Устаревший, но проверенный способ по обмену информацией и документами.

  • Нравится 0

    Всегда ли вы выдаете документы под роспись?!

    15.09.2016 21:57

    Знаю, что правильно любой документы выдавать под роспись, но не всегда так получается. Иногда приходят по-быстрому глянуть, сверить, потом приносят, иногда забывают и заносят через несколько дней. Конечно, получается бардак, но у нас такой строгости нет, что хочешь бумажку - обязательно зафиксировать в журнале и расписаться >>

    • Комментарии (8)

      Софья Завьялова

      09.06.17 15:15

      0 Ещё

      И мы стараемся под роспись, но не всегда получается..правда потом тяжело исправлять эти все недоделки

      Лидия

      12.07.17 23:53

      0 Ещё

      Положено под роспись, но иногда приходится выдавать без формальностей.

      Жилина Г

      19.07.17 12:28

      0 Ещё

      Вообще то так положено, и есть регламент выдачи документов. Я на своей памяти ни разу не выдавала, потом ведь не сведешь ничего.

  • Нравится 2

    Вскрытие почтовых конвертов

    24.11.2014 16:19

    Девочки, всем привет. Надеюсь, что мой вопрос не покажется странным. Хотела у вас уточнить, кто и как передаёт почтовые конверты.  Если например конверт пришел на конкретное лицо, могу ли я его вскрывать или должна отдать непосредственному получателю? Если я не должна вскрывать личную корреспонденцию, то тогда не >>

    • Комментарии (11)

      Рузанна

      16.09.16 18:24

      0 Ещё

      Я несколько раз так подала с вскрытием как оказалось личной корреспонденции. Но потом все уладили, так как это все таки рабочий адрес, и на него по логике личного приходить не должно.

      Оксана Варич

      19.09.16 21:07

      0 Ещё

      Личная переписка на серьезной работе запрещена. Особенно на той, где в обязательном порядке фиксируется вся корреспонденция - и входящая и исходящая.

      Софья Завьялова

      09.06.17 15:23

      0 Ещё

      Мы фиксируем все входящие и исходящие письма и открывать корреспонденцию входит в обязанность секретаря. личных писем на работу не присылают

    Написать сообщение